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IHRE VORTEILE

  • Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert. 
  • Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
  • Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter. 
  • Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

  • Sie führen das Sekretariat der gesamten Betriebsgruppe eigenständig und koordinieren dieses als Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft, um mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeiter zu betreuen.
  • Sie organisieren Termine unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, planen regelmäßige Meetings wie Jour Fixe und koordinieren Kundenbesuche vollumfänglich.
  • Sie koordinieren die Abwicklung und Abrechnung aller Reiseaktivitäten, national wie international, und achten dabei stets auf die Einhaltung der Richtlinien und Vorschriften.
  • Sie bearbeiten sowohl nationale als auch internationale Korrespondenzen und Mails nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und organisieren sowie bereiten den Schriftverkehr sorgfältig auf.
  • Sie kontrollieren die Kostenstelle, führen SAP-Analysen durch, prüfen und bearbeiten Rechnungen und erstellen elektronische Zahlungsaufträge.
  • Sie erstellen Präsentationen, Diagramme und Grafiken sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.
  • Sie unterstützen die Betreuung neuer Mitarbeiter und helfen bei deren Einarbeitung.
  • Sie pflegen und aktualisieren regelmäßig die Organigramme des Unternehmens.
  • Sie wickeln Bestellungen ab und bearbeiten Reklamationen in den SAP-Systemen R11 und Ariba.
  • Sie bereiten monatlich die Energiedaten für das Reporting auf.
  • Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Audits und planen interne Begehungen.
  • Sie verwalten alle notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen in Ihrem Bereich.
  • Sie stellen den Monatsabschluss in Bezug auf USGQ zusammen und überarbeiten das Gefahrstoffkataster.
  • Sie bereiten mittelmäßig komplexe Dokumente unter Nutzung einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office vor.
  • Sie erstellen, aktualisieren und stellen Best-Practice-Unterstützungen für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme bereit.
  • Sie organisieren Ihren Arbeitsplan eigenständig und weisen bei Bedarf kurzfristige Aufgaben an Dritte zu.

IHR PROFIL

  • Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
  • Sie verfügen über langjährige Berufserfahrung als Assistenz.
  • Sie sind versiert im Umgang mit Bildschirmarbeitsplätzen, insbesondere mit MS Office-Anwendungen und SAP.
  • Sie beherrschen sowohl die deutsche als auch die englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift.
  • Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein sicheres sowie kompetentes Auftreten aus.

Ansprechpartner

Annika Banken Niederlassungsleiterin