Diese Position erfordert eine Kombination aus organisatorischer Stärke, strategischem Denken und der Fähigkeit, in einem dynamischen und oft stressigen Umfeld erfolgreich zu agieren. Die/der Executive / Partner Assistant (m/w/d) agiert als unverzichtbare rechte Hand des Geschäftsführers und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs bei.
- Du unterstützt die Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Belangen, organisierst Meetings und bereitest diese vor sowie nach.
- Du managst den allgemeinen Schriftverkehr eigenständig, führst Recherchen zu speziellen Themen durch und bereitest relevante Informationen professionell auf.
- Du fungierst als Schnittstelle zu unseren Auslandsgesellschaften, klärst Abrechnungsmodalitäten, bereitest Vertragsunterlagen vor und organisierst versicherungsspezifische Anforderungen im internationalen Kontext.
- Du bist verantwortlich für das Vertrags- und Dokumentenmanagement, koordinierst verschiedene Verträge und Unterlagen, prüfst Rechnungen, klärst Unstimmigkeiten und unterstützt bei Vertragsabschlüssen sowie Anpassungen.
- Du pflegst den Kontakt mit externen Partnern und trägst zur Weiterentwicklung und Implementierung unseres ERP-Systems bei.
- Du kommunizierst regelmäßig mit verantwortlichen Schnittstellen, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.
- Du bietest Unterstützung bei strategischen Projekten und übernimmst Sonderaufgaben.
- Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften und internationalen Teams.
- Du überwachst Projektfortschritte und Einhaltung von Fristen.
- Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen und vertraulichen Daten um.
- Du unterstützt Entscheidungsprozesse auf höchster Unternehmensebene.
