View job here

IHR VORTEILE

  • Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert. 
  • Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
  • Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter. 
  • Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

  • Sie übernehmen diverse Assistenzaufgaben, einschließlich der eigenverantwortlichen Korrespondenz für sämtliche Einheiten des Technischen Service.
  • Sie erstellen Protokolle während Besprechungen, wie beispielsweise bei Abteilungsbesprechungen.
  • Sie koordinieren und organisieren Geschäftsreisen und führen dabei auch die Reisekostenabrechnungen durch.
  • Sie unterstützen den Technikleiter bei der Verwaltung und Pflege der verschiedenen Regelwerke.
  • Sie helfen bei der Vorbereitung von Audits mit.
  • Sie koordinieren und organisieren eigenständig Besprechungen und Schulungen.
  • Sie planen, organisieren und koordinieren eigenverantwortlich Veranstaltungen, sowohl intern als auch extern.
  • Sie erstellen und gestalten eigenverantwortlich Präsentationen.
  • Sie übernehmen Beschaffungstätigkeiten, einschließlich der Abrufbestellungen für angepasste Schutzausrüstung und Bestellanforderungen für den Office-Bereich über Ariba.
  • Sie agieren als Zeiterfassungsbeauftragte und kümmern sich um Themen wie Mehrarbeit und Rufbereitschaften.
  • Sie klären Fragen zum Arbeitszeitgesetz.
  • Sie pflegen Mitarbeiterlisten und dokumentieren Home-Office-Arrangements.
  • Sie bestellen und verwalten Weiterbildungen über Plattformen wie Semigator und organisieren Inhouse-Schulungen sowie Bildungspläne.
  • Sie führen neue Arbeitstechniken und MS-Office-Applikationen im Technischen Service ein (SharePoint, OneNote, Teams).
  • Sie bearbeiten selbstständig Unfallmeldungen und koordinieren sowie dokumentieren Vorsorgeuntersuchungen beim Werksarzt.
  • Sie pflegen und administrieren Dokumente im Dokumentenmanagementsystem als Kontributor.

IHR PROFIL

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und haben idealerweise eine Weiterbildung zur geprüften Sekretärin absolviert.
  • Sie besitzen gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Sie haben gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket.
  • Sie verfügen über Kenntnisse in SAP, was wünschenswert wäre.
  • Sie haben Kenntnisse in Visio, was ebenfalls wünschenswert ist.
  • Sie zeichnen sich durch diplomatisches Geschick und eine hohe Genauigkeit aus.
  • Sie gewährleisten Vertraulichkeit in allen Belangen.
  • Sie verfügen über ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und Organisationstalent.

Ansprechpartner

Georg Strahle Projektmanager