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IHRE VORTEILE

  • Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
  • Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
  • Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
  • Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

  • Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben und stellen einen reibungslosen Ablauf der administrativen Tätigkeiten sicher.
  • Sie organisieren und koordinieren sämtliche bürowirtschaftlichen Abläufe innerhalb der Organisationseinheit.
  • Sie beschaffen, verwalten und kontrollieren das Büromaterial und sorgen für einen bedarfsgerechten Bestand.
  • Sie planen, bereiten Termine und Besprechungen vor und nach und gewährleisten dabei einen professionellen Ablauf.
  • Sie empfangen Besucher und Gäste und betreuen diese während ihres Aufenthalts freundlich und serviceorientiert.
  • Sie führen Registraturarbeiten durch und beachten dabei betriebliche sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
  • Sie erfassen und dokumentieren Bestellvorgänge und stellen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit sicher.
  • Sie bearbeiten Reiseanträge und Fortbildungen für die gesamte Organisationseinheit TW und koordinieren die notwendigen Abstimmungen.
  • Sie erfassen, verteilen und archivieren die Ein- und Ausgangspost zuverlässig und termingerecht.
  • Sie erstellen die Urlaubsplanung innerhalb der Organisationseinheit TW und überwachen deren Einhaltung.
  • Sie führen Protokolle bei Sitzungen und Veranstaltungen und sorgen für eine präzise Dokumentation der Ergebnisse.
  • Sie übernehmen den Schriftverkehr und kommunizieren professionell mit internen und externen Partnern.
  • Sie bereiten Berichte, Dokumente und Präsentationen vor, erstellen und überarbeiten diese eigenständig.
  • Sie unterstützen die Buchhaltung durch vorbereitende Arbeiten und leisten Zuarbeiten für die Lohnabrechnung.
  • Sie führen die Projektablage, verwalten Akten und pflegen die entsprechenden Datenbanken sorgfältig.
  • Sie pflegen das vorhandene Archiv, strukturieren und aktualisieren die Bestände regelmäßig.
  • Sie organisieren und pflegen die Registratur, um eine effiziente Ablage und Wiederauffindbarkeit sicherzustellen.
  • Sie sichten, bewerten und bereiten Akten auf, sortieren diese aus und übernehmen bei Bedarf die Digitalisierung.
  • Sie führen die Anlageninventur durch und dokumentieren die Ergebnisse gewissenhaft.

IHR PROFIL

  • Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung (m/w/d).
  • Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat und bringen organisatorisches Geschick sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein mit.
  • Sie besitzen fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
  • Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift auf sehr hohem Niveau und formulieren präzise und sicher.

Ansprechpartner

Martin Skowronek Leiter Projekt- und Personalmanagement