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IHRE VORTEILE

  • Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
  • Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
  • Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
  • Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.
  • Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

  • Sie übernehmen alle anfallenden allgemeinen Sekretariatsaufgaben im Tagesgeschäft.
  • Sie organisieren und steuern die bürowirtschaftlichen Abläufe eigenständig und zuverlässig.
  • Sie beschaffen Büromaterialien und verwalten die Bestände systematisch.
  • Sie planen Termine und Besprechungen und bereiten diese inhaltlich sowie organisatorisch vor und nach.
  • Sie empfangen Besucher und Gäste freundlich und betreuen sie vor Ort professionell.
  • Sie führen Registraturarbeiten durch und berücksichtigen dabei sowohl betriebliche als auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
  • Sie erfassen Bestellvorgänge vollständig und dokumentieren diese nachvollziehbar im System.
  • Sie planen Dienstreisen und buchen die erforderlichen Transport- und Übernachtungsleistungen.
  • Sie bearbeiten die Ein- und Ausgangsposten und sorgen für eine strukturierte Verteilung und Ablage.
  • Sie erstellen Protokolle zu Sitzungen und Veranstaltungen und halten die Ergebnisse schriftlich fest.
  • Sie führen den Schriftverkehr und kommunizieren verbindlich mit internen und externen Ansprechpartnern.
  • Sie bereiten Berichte, Dokumente und Präsentationen vor und erstellen und überarbeiten diese sorgfältig.
  • Sie unterstützen den Projektablauf durch administrative Zuarbeiten und bearbeiten zusätzliche Sonderaufgaben wie Recherchen.
  • Sie erledigen vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung und wirken bei der Lohnabrechnung unterstützend mit.
  • Sie führen die Projektablage und übernehmen die Aktenverwaltung sowie die laufende Pflege der Datenbanken.
  • Sie betreuen das bestehende Archiv und halten die Bestände aktuell.
  • Sie organisieren die Registratur und pflegen die Unterlagen gemäß festgelegten Standards.
  • Sie sichten Aktenbestände und übernehmen die Aussonderung, Aufbereitung und gegebenenfalls die Digitalisierung inklusive Bewertung.
  • Sie führen die Anlageninventur durch und dokumentieren die Ergebnisse ordnungsgemäß.

IHR PROFIL

  • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmännischer Assistent (m/w/d) und verfügen über Berufserfahrung im Sekretariat.
  • Sie besitzen vertiefte Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen Word Excel Outlook und PowerPoint und wenden diese sicher im Arbeitsalltag an.

Ansprechpartner

Martin Skowronek Leiter Projekt- und Personalmanagement