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IHRE RAHMENBEDINGUNGEN

  • Sie erbringen Ihre Tätigkeit überwiegend remote.
  • Einsatzbeginn: ca. Oktober 2026
  • Die geplante Projektlaufzeit beträgt 30 Monate und kann optional um bis zu zwölf Monate verlängert werden.

IHRE AUFGABEN

  • Sie unterstützen den Projektleiter BVM und die Bauleitung bei sämtlichen administrativen und dokumentarischen Aufgaben.
  • Sie bereiten projektbezogene Besprechungen organisatorisch vor und nach und erstellen vollständige sowie nachvollziehbare Protokolle.
  • Sie pflegen das Nachtragsregister und unterstützen bei der Aufbereitung der zugehörigen Unterlagen und Bearbeitungsstände.
  • Sie bereiten regelmäßige Statusberichte zu Projektfortschritt, Terminen, Kosten, Qualität, HSE, Risiken und offenen Maßnahmen vor.
  • Sie pflegen Maßnahmen-, Mängel-, Abnahme- und Entscheidungslisten und verfolgen die jeweiligen Bearbeitungsstände nach.
  • Sie unterstützen bei der Erstellung und Fortschreibung des Bautagebuchs.
  • Sie erfassen, prüfen, strukturieren und verteilen eingehende Projektdokumente und stellen deren nachvollziehbare Ablage sicher.
  • Sie legen sämtliche Dokumente, Berichte, Protokolle und Nachweise revisionssicher im bereitgestellten Common Data Environment auf Basis von thinkproject ab.
  • Sie beachten die vorgegebenen Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Prüfabläufe und Freigabeprozesse.
  • Sie unterstützen das Projektteam bei der Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen, Vergabeunterlagen, Angebotsauswertungen und Bietergesprächen.
  • Sie bereiten Informationen aus unterschiedlichen Projektbereichen adressatengerecht auf und unterstützen die Kommunikation zwischen den beteiligten Fachbereichen.
  • Sie stellen sicher, dass Fristen, offene Punkte und vereinbarte Maßnahmen transparent dokumentiert und rechtzeitig nachverfolgt werden.

IHR PROFIL

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder über ein abgeschlossenes Studium mit Bezug zum Projektmanagement, Bauwesen oder Dokumentenmanagement.
  • Sie bringen Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektadministration, Dokumentensteuerung oder im Backoffice eines Bau- oder Infrastrukturprojekts mit.
  • Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in Großprojekten des Anlagenbaus, Infrastrukturbaus oder Energiesektors.
  • Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint.
  • Sie verfügen über praktische Erfahrung mit SharePoint und Microsoft Teams.
  • Sie haben idealerweise bereits mit einem Common Data Environment oder einem vergleichbaren Dokumentenmanagementsystem gearbeitet.
  • Sie besitzen idealerweise Anwenderkenntnisse in thinkproject.
  • Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich und behalten auch bei einem hohen Dokumentenaufkommen den Überblick.
  • Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Dokumentenqualität, Versionierung, Fristen und revisionssichere Ablageprozesse.
  • Sie beherrschen Deutsch mindestens auf dem Sprachniveau C1 und verfügen über gute Englischkenntnisse.

Ansprechpartner

Martin Skowronek Leiter Projekt- und Personalmanagement